La presente informativa riguarda principalmente il sito web pubblico e i rapporti commerciali con HotelGEX. Il trattamento dei dati degli ospiti effettuato da ciascun hotel tramite la piattaforma è disciplinato anche dal contratto e, ove applicabile, dall’accordo sul trattamento dei dati stipulato con tale hotel.
1. Titolare del trattamento
Il titolare dei trattamenti descritti è HotelGEX, titolare e fornitore del servizio HotelGEX (hotelgex.es) e dell’applicazione HotelGEX. Contatto privacy: Albert Barra, albert@hotelgex.es. Può inoltre scrivere a hello@hotelgex.es o utilizzare Contatti.
2. Dati che possiamo trattare
A seconda della sua interazione, possiamo trattare nome, cognome, azienda, ruolo, email, telefono, informazioni fornite nei moduli o nelle comunicazioni, dati relativi a demo, prove e contratti, preferenze commerciali, storico delle interazioni e dati tecnici necessari per la sicurezza, il funzionamento e la prevenzione degli abusi.
Quando un contatto aziendale proviene da fonti diverse dall’interessato stesso, sarà informato conformemente alla normativa applicabile e saranno documentate la provenienza e la relativa base giuridica.
3. Finalità e basi giuridiche
Quando il trattamento si basa sul consenso, può revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
4. Intelligenza Artificiale
HotelGEX integra l’IA per supportare analisi, contenuti, raccomandazioni e automazione. I dati inseriti nei moduli o nelle conversazioni potranno essere trattati dai fornitori tecnologici necessari per la funzionalità richiesta, con le garanzie contrattuali e di sicurezza applicabili.
Nei confronti dei visitatori non saranno adottate decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente, senza la base giuridica e le garanzie richieste. Quando una funzionalità specifica comporti profilazione o decisioni automatizzate rilevanti, saranno fornite informazioni aggiuntive.
5. Destinatari e responsabili del trattamento
Potranno trattare i dati i fornitori necessari per il funzionamento di HotelGEX —hosting, infrastruttura, posta elettronica, assistenza, sicurezza, analisi previo consenso o IA— in qualità di responsabili o sub-responsabili del trattamento, ove applicabile. HotelGEX non vende dati personali. I dati potranno essere comunicati in adempimento di un obbligo di legge, su richiesta di un’autorità o per proporre, esercitare o difendere pretese.
6. Trasferimenti internazionali
Se un fornitore tratta informazioni al di fuori dello Spazio Economico Europeo, sarà applicato il meccanismo valido pertinente, come una decisione di adeguatezza o clausole contrattuali tipo, nonché le ulteriori garanzie necessarie.
7. Conservazione
I dati saranno conservati per il tempo necessario alla finalità e successivamente per i periodi richiesti per gli obblighi di legge o le responsabilità. I contatti commerciali saranno sottoposti a revisione periodica; potranno essere conservate informazioni minime per rispettare un’opposizione o una richiesta di cancellazione.
8. Diritti
Può richiedere l’accesso, la rettifica, la cancellazione, l’opposizione, la limitazione e la portabilità, ove applicabili, nonché revocare il consenso, scrivendo a hello@hotelgex.es. Se ritiene che il trattamento non sia conforme alla normativa, può presentare un reclamo all’Agenzia spagnola per la protezione dei dati.
9. Sicurezza
Applichiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, inclusi controlli degli accessi, segregazione per tenant, gestione delle credenziali, registrazione degli eventi e misure di continuità.
10. Minori
Il sito web e i servizi commerciali di HotelGEX sono rivolti a professionisti e aziende e non sono progettati per la sottoscrizione diretta da parte di minori.
11. Dati di Google (recensioni di Google Business Profile)
HotelGEX consente a un hotel cliente di collegare la propria scheda Google Business Profile per gestire le recensioni dalla piattaforma. Questa sezione spiega quali dati di Google ottiene l’applicazione HotelGEX, per quali finalità li utilizza e come li protegge. Il collegamento viene effettuato solo quando una persona autorizzata a gestire la scheda lo approva espressamente nella schermata di consenso di Google.
Dati a cui accediamo
- Autorizzazione richiesta:
https://www.googleapis.com/auth/business.manage(Business Profile API). - Account e sedi Google Business Profile della persona che presta l’autorizzazione, esclusivamente per consentirle di scegliere la scheda dell’hotel.
- Recensioni della scheda selezionata: identificativo, valutazione, testo, data, nome pubblico dell’autore e risposta pubblicata, se presente.
- Pubblicazione di risposte alle recensioni, solo quando un utente dell’hotel redige o approva la risposta e fa clic su Pubblica.
Come li utilizziamo
- Mostrare le recensioni nel pannello della reputazione dell’hotel, insieme a quelle provenienti da altre fonti, e calcolare indicatori e tendenze per il medesimo hotel.
- Consentire all’hotel di rispondere da HotelGEX. Se l’utente lo richiede, un fornitore di intelligenza artificiale può proporre una bozza di risposta o riassumere le recensioni; l’utente verifica sempre il testo prima di pubblicarlo.
- Non utilizziamo i dati di Google per pubblicità, profilazione o creazione di liste di contatti, non li vendiamo e non li cediamo a terzi, salvo ai responsabili necessari per fornire il servizio (hosting e fornitore di IA), ai sensi di un contratto e con misure di sicurezza. I dati ricevuti dalle API di Google non vengono utilizzati per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di IA o di apprendimento automatico generalisti o non personalizzati.
- I dati delle recensioni di un hotel non vengono mostrati ad altri hotel: ogni hotel è uno spazio isolato all’interno della piattaforma.
Archiviazione, sicurezza e conservazione
Il token di accesso rinnovabile concesso da Google viene memorizzato in forma crittografata e associato a un unico hotel. Le comunicazioni sono crittografate durante il transito (HTTPS) e l’accesso alle recensioni è limitato agli utenti autorizzati di quell’hotel e in base ai relativi ruoli. Le recensioni importate da Google vengono conservate finché l’hotel mantiene attiva la connessione e il proprio contratto con HotelGEX. Quando Google viene disconnesso, il token viene eliminato immediatamente. Se l’hotel richiede l’eliminazione delle recensioni importate, le cancelliamo entro un massimo di 30 giorni; al termine del contratto, entro un massimo di 90 giorni. Il personale di HotelGEX accede a questi dati solo se l’hotel lo richiede per ricevere assistenza, se è necessario per motivi di sicurezza o in caso di abuso, oppure se previsto dalla legge.
Come disconnettere o richiedere la cancellazione
L’hotel può disconnettere Google da HotelGEX (Post-soggiorno → Reputazione), eliminando così il token, e revocare l’accesso in qualsiasi momento da myaccount.google.com/permissions. Per richiedere l’eliminazione delle recensioni importate, scrivere a albert@hotelgex.es.
L’utilizzo e il trasferimento a qualsiasi altra applicazione delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di HotelGEX saranno conformi alla Politica sui dati degli utenti dei servizi API di Google, inclusi i requisiti relativi all’uso limitato.
L’utilizzo e il trasferimento da parte di HotelGEX a qualsiasi altra applicazione delle informazioni ricevute dalle API di Google saranno conformi alla Politica sui dati degli utenti dei servizi API di Google, inclusi i requisiti relativi all’uso limitato.
12. Modifiche
Potremo aggiornare questa politica a seguito di modifiche normative, tecnologiche o nei trattamenti effettuati. La pagina indicherà la data della versione vigente.