Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de beschreven verwerkingen is HotelGEX, eigenaar en aanbieder van de dienst HotelGEX (hotelgex.es) en van de applicatie HotelGEX. Contactpersoon voor privacy: Albert Barra, albert@hotelgex.es. U kunt ook schrijven naar hello@hotelgex.es of via Contact.

2. Gegevens die wij kunnen verwerken

Afhankelijk van uw interactie kunnen wij voornaam, achternaam, bedrijf, functie, e-mailadres, telefoonnummer, informatie die via formulieren of communicatie wordt verstrekt, gegevens met betrekking tot demo’s, proefperiodes en contracten, commerciële voorkeuren, interactiegeschiedenis en technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging, werking en misbruikpreventie verwerken.

Wanneer een zakelijk contact afkomstig is uit andere bronnen dan de betrokkene zelf, wordt dit meegedeeld overeenkomstig de toepasselijke regelgeving en worden de herkomst en de bijbehorende rechtsgrondslag gedocumenteerd.

3. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

4. Kunstmatige intelligentie

HotelGEX maakt gebruik van AI ter ondersteuning van analyse, content, aanbevelingen en automatisering. Gegevens die in formulieren of gesprekken worden ingevoerd, kunnen worden verwerkt door technologische dienstverleners die nodig zijn voor de gevraagde functionaliteit, met de toepasselijke contractuele en beveiligingswaarborgen.

Ten aanzien van bezoekers worden geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten genomen die rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen, zonder de vereiste rechtsgrondslag en waarborgen. Wanneer een specifieke functionaliteit profilering of relevante geautomatiseerde besluitvorming inhoudt, wordt aanvullende informatie verstrekt.

5. Ontvangers en verwerkers

Dienstverleners die nodig zijn voor de werking van HotelGEX — hosting, infrastructuur, e-mail, ondersteuning, beveiliging, analytische diensten waarvoor toestemming is gegeven of AI — kunnen gegevens verwerken als verwerkers of subverwerkers, indien van toepassing. HotelGEX verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens kunnen worden verstrekt op grond van een wettelijke verplichting, op verzoek van een bevoegde autoriteit of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van vorderingen.

6. Internationale doorgiften

Wanneer een dienstverlener informatie buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, wordt het toepasselijke geldige mechanisme toegepast, zoals een adequaatheidsbesluit of modelcontractbepalingen, evenals de noodzakelijke aanvullende waarborgen.

7. Bewaartermijn

Gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het doel en vervolgens gedurende de termijnen die vereist zijn voor wettelijke verplichtingen of aansprakelijkheden. Zakelijke contacten worden periodiek gecontroleerd; minimale informatie kan worden bewaard om een bezwaar of uitschrijving te respecteren.

8. Rechten

U kunt, indien van toepassing, verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, bezwaar, beperking en overdraagbaarheid, en u kunt uw toestemming intrekken door te schrijven naar hello@hotelgex.es. Als u van mening bent dat de verwerking niet in overeenstemming is met de regelgeving, kunt u een klacht indienen bij de Spaanse toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (Agencia Española de Protección de Datos).

9. Beveiliging

Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe die zijn afgestemd op het risico, waaronder toegangscontroles, segregatie per tenant, beheer van inloggegevens, gebeurtenisregistratie en continuïteitsmaatregelen.

10. Minderjarigen

De website en de zakelijke diensten van HotelGEX zijn gericht op professionals en bedrijven en zijn niet ontworpen voor rechtstreekse contractsluiting door minderjarigen.

11. Google-gegevens (Google Business Profile-beoordelingen)

HotelGEX maakt het mogelijk dat een klant-hotel zijn eigen Google Business Profile-vermelding koppelt om zijn beoordelingen vanuit het platform te beheren. In dit gedeelte wordt uitgelegd welke Google-gegevens de applicatie HotelGEX, verkrijgt, waarvoor deze worden gebruikt en hoe deze worden beschermd. De koppeling vindt alleen plaats wanneer een persoon met rechten voor de vermelding hiervoor uitdrukkelijk toestemming geeft op het toestemmingsscherm van Google.

Gegevens waartoe wij toegang krijgen

• Gevraagde toestemming: https://www.googleapis.com/auth/business.manage (Business Profile API).
• Google Business Profile-accounts en -locaties van de persoon die toestemming geeft, uitsluitend zodat deze de vermelding van het hotel kan selecteren.
• Beoordelingen van de geselecteerde vermelding: identificatiecode, waardering, tekst, datum, openbare naam van de auteur en gepubliceerde reactie, indien aanwezig.
• Publicatie van reacties op beoordelingen, uitsluitend wanneer een gebruiker van het hotel de reactie opstelt of goedkeurt en op publiceren klikt.

Waarvoor wij deze gebruiken

• De beoordelingen tonen in het reputatiedashboard van het hotel, samen met die van andere bronnen, en indicatoren en trends berekenen voor datzelfde hotel.
• Het hotel in staat stellen vanuit HotelGEX te reageren. Als de gebruiker daarom vraagt, kan een aanbieder van kunstmatige intelligentie een conceptreactie voorstellen of de beoordelingen samenvatten; de gebruiker controleert de tekst altijd voordat deze wordt gepubliceerd.
• Wij gebruiken Google-gegevens niet voor reclame, profilering of het opstellen van contactlijsten, verkopen deze niet en verstrekken deze niet aan derden, behalve aan verwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren (hosting en AI-aanbieder), op basis van een overeenkomst en beveiligingsmaatregelen. Gegevens die via de API’s van Google worden ontvangen, worden niet gebruikt om algemene of niet-gepersonaliseerde AI- of machinelearningmodellen te ontwikkelen, verbeteren of trainen.
• De gegevens van de beoordelingen van een hotel worden niet aan andere hotels getoond: elk hotel is een afgeschermde omgeving binnen het platform.

Opslag, beveiliging en bewaartermijn

Het door Google verstrekte hernieuwbare toegangstoken wordt versleuteld opgeslagen en aan één hotel gekoppeld. De communicatie wordt tijdens de overdracht versleuteld (HTTPS) en de toegang tot de beoordelingen is beperkt tot de bevoegde gebruikers van dat hotel, overeenkomstig hun rollen. De uit Google geïmporteerde beoordelingen worden bewaard zolang het hotel de verbinding en zijn contract met HotelGEX actief houdt. Bij het verbreken van de Google-verbinding wordt het token onmiddellijk verwijderd. Als het hotel verzoekt om verwijdering van de geïmporteerde beoordelingen, verwijderen wij deze binnen maximaal 30 dagen; na beëindiging van het contract binnen maximaal 90 dagen. Medewerkers van HotelGEX hebben alleen toegang tot deze gegevens als het hotel daarom verzoekt voor ondersteuning, als dit noodzakelijk is vanwege beveiliging of misbruik, of als dit wettelijk verplicht is.

Google loskoppelen of verwijdering aanvragen

Het hotel kan Google loskoppelen vanuit HotelGEX (Na verblijf → Reputatie), waardoor het token wordt verwijderd, en kan de toegang op elk moment intrekken via myaccount.google.com/permissions. Om verwijdering van de geïmporteerde beoordelingen aan te vragen, schrijft u naar albert@hotelgex.es.

Het gebruik en de overdracht aan andere applicaties van de informatie die HotelGEX via de API’s van Google ontvangt, voldoen aan het Beleid voor gebruikersgegevens van Google API-services, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik.

Het gebruik en de overdracht door HotelGEX aan andere applicaties van informatie die via de API’s van Google is ontvangen, voldoen aan het Beleid voor gebruikersgegevens van Google API-services, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid bijwerken vanwege wijzigingen in regelgeving, technologie of de verwerkingsactiviteiten. Op de pagina wordt de datum van de huidige versie vermeld.